Archives pour la catégorie Equipe communication

CR Mis à jour Lien commerçants habitants (23/01/17)

Réunion lien habitants/commerçants

ordre du jour :

  • listes des actions à mener/infos à faire circulerremarque :

  • rétroplanning

  • partage des taches

Date butoire

quoi

qui

Infos diverses

10 avril 

panneaux à mettre quelque jours avant le blocage : 4 panneaux noirs plus fanions et poscas effaçable. « tournage comédie musicale »

Théo

 

10 avril

panneaux aux entrées du Vigan : (rond point) infos générales 15 avril 15 juin comédie musicale et le site : simple et clair. (Fredo). Plus fanions. Plus fanions sur pont rouillé. (autorisations à demander par Elsa

site : informations

Fredo en lien avec Joel Bouiss puis elsa si ok pour autorisation

 

10 avril

Infos pratique aux riverains : site.

Mina

 

Mardi 4 avril :

rdv 9h au bureau

avec des stabilos

Infos pratique aux riverains/commerçants : papiers (vigan et commune communauté de communes.

Najet/Armelle/Mina/
Théo/Leïla

 

Mardi 28 mars

Info pratique commerçants : envoi mails.

Sarah (elsa le lui rappel en envoyant mail)

 

Lundi 3 avril

500 photocopies à la mairie

Colocs

 
 

Créer un doc récapitulatif des blocages route/lieux tournage.

Intro : présentation comédie/invitation aux scenes collectives/jours de fête.

Elsa

Mettre telephone/mail sarah pour questions des commerçants ! (elle trie). Mettre telephone de  Najet pour riverains.

Mercredi 15 mars

Faire un tract Infos scènes participatives

et imprimer

Mina

Avec Contact telephone/ mail pour se proposer

Mercredi 15 mars

Créer Tract « montre ton balcon »

Mina

 

20 mars

Imprimer une cinquantaine de tracts montre ton balcon et 500 tracts participez aux scènes collectives.

Colocs ? Elsa ?

 

22 avril

Stand au marché infos comédie musicale et scènes participatives

Mina ? Najet ?

 

22 avril

Tractage au carnaval et au vide grenier (tract pour part aux scenes participatives)

Sarah

 

Mercredi 19 avril

Distribuer dans boites aux lettres puis passer 4 jours plus tard pour aller chercher ceux qui n’ont pas répondu. Faire jouer le bouche à oreille pour se renseigner et faire une liste.

Colocs et Najet

Faut il faire des autorisations à faire signer ?

Si besoin coup de main vous appelez najet ou Armelle.

Mi juin

Remerciements plus annonce du film des coulisses du tournage à l’automne suivant.

Théo Mina leïla Armelle Najet

Recontacter Armelle et Najet en temps voulu

24 février

Amener feuilles de route aux commerçants participants actifs avec infos spécifiques tournage chez eux.

colocs

 

1 avril

Proposition fanions : en mettre à disposition des commerçants qui le souhaitent en plus de la déco centre ville

sarah

Mettre un mot sur site ? + relancer équipe fanions

Plus sarah peut en proposer à ceux qui le veulent de manière informelle.

25 fevrier

Refaire un appel à fanions (tracts et site?)

Mina et colocs

 

 

CR Réunion Communication 16 janvier 2017

Réunion contact 16 janvier 2017 :

Mina Léa Elsa Coco

Mina et Newsletter :

envoit la new letter avec seulement les infos publique tous les mois depuis la boîte coordo. à la fin elle écrit « si vous ne souhaitez pas recevoir la news letter de la comédie musicale, merci de nous le signifier par retour de mail ». Quand elle reçoit une réponse : elle fait suivre à léa qui enlève la personne de la boite coordo.

(Si besoin, Les filles qui ont des macs font les imports de contacts depuis le pc bureau.)

Quand coco ou mina reçoivent des demandes d’inscription news letter elles font suivre à léa qui les enregistre dans la boite coordo, contacts, rubrique newsletter.

  • Après une remise à jour des contacts de tout le monde d’ici fin janvier, Léa met à jour sa boite coordo au fur et à mesure. Les infos vers les commissions partent essentiellement de sa boite. Si des référents de commissions ont besoin de faire circuler infos importantes elle passent par léa pour vérifier à qui elles font suivre.
  • Léa gère à sa sauce les delivery failure. Léa et cooc restent en lien pour ce qui est des modifs contacts groupe troupe.

A faire modifs contacts  d’ici fin janvier :

  • regrouper news letter et infos contacts ev dans un groupe news letter (léa après avoir récupéré les 3 groupes concernés de comediemusicale@gmail)
  • créer un groupe partenaires officiels puis dispatcher le groupe commission culture mairie entre assos du territoire et partenaires officiels (coco) puis prevenir lea
  • coco verifie le groupe sans groupe puis confirme à léa le smodifs à faire.
  • Coco crée une rubrique coll lycée
  • coco importe du groupe troupe les desinscrits vers le groupe news letter et ajoute le snouveaux participants troupe. Léa importe dans coordo le groupe troupe et le groupe news letter.
  • Léa importe le groupe assos non participantes puis corrige ce que lui a dis coco
  • puis léa met à jour contacts et envoit une info a équipe coordo centrale pour mise à jour de tous les contacts (d’ici fin janvier).
  • Mina voit avec léa pour les nouveaux contacts réu bénévoles

Organisation Bénévoles Tournage 2017 !

Enfin le voilà ! Un organigramme tout propre, tout neuf, tout coloré pour visualiser l’organisation des bénévoles du tournage 2017 !

fanions5

 Suite aux inscriptions des bénévoles dans les différentes commissions voici un premier jet de l’organisation de celles-ci pour le tournage de la comédie musicale. Avec les bénévoles « petites mains » en orange, les bénévoles qui prendront en charge des missions plus importantes en jaune et les référents en rose. Il reste aussi en suspend des bénévoles sans commissions, des bénévoles qui n’ont pas beaucoup de temps, qui pourront être intégrés au fur et à mesure dans l’organisation du tournage en février, avril, mai, juin 2017 !

cliquez ici pour consulter l’organigramme: mindmap-benevoles *

Si vous voulez participer à ce projet, il n’est pas trop tard ! Vous pouvez consulter la rubrique Infos de ce site pour savoir si vous pouvez participer d’une manière ou d’une autre ou envoyer directement un mail à comediemusicale-levigan@gmail.com


fanions5

*cet organigramme est susceptible d’évoluer –  il sera mis à jour si nécessaire 

Compte rendu réunion communication 03/11

REUNION COMMUNICATION

Voici le compte rendu de la réunion communication qui s’est tenue le 3 novembre dernier afin de redéfinir les postes de l’équipe centrale ainsi que ceux des petites mains qui nous aideront tout au long de l’année concernant la communication externe. 

FACEBOOK

Quelle ligne ?

  • Commentaires : enlever les remarques personnelles. Faire une note d’intention dans « à propos » (si vous souhaitez : possible de retirer image/ si vous souhaitez faire des commentaires sur vos ennemis sur vos amis ou sur des connaissances merci de le faire directement directement sur votre propre compte personnel!).
  • Images : on ne peut valider que si le droit à l’image est donné. On ne met que les photos selectionnées par Anna (les prendre sur le site). Pas de photos d’enfants.
  • Chécker une fois par jour en moyenne. Plus quand actualité forte.
  • A faire : un tri des photos postées sur facebook (enfants) jusqu’à maintenant.
  • Créer des évènements quand c’est nécessaire.

Faire circuler les articles du site (pas de l’espace participant ! Seulement infos!) grâce au pluggin (installé par juliette) plus mettre en lien certaines pages quand il y a des nouveautés.

Administratrice : Elsa

Editrice : Mina (principale)et leila (qui va s’en créer un pour pouvoir faire ça) (adjointe).

vérifier si régulateur possible sur facebook ?

Manon et Clémentine Pommier : à intégrer plus tard dans les besoins du tournage …

SITE

automne : envoyer à Mina les demandes soit pour espace participants soit pour infos soit pour pages ; lui dire le degré d’urgence et les délais (donner un nombre de jours même quand y a du temps, qui donne un bon repère = temps à prévoir : Mina ainsi peut le dire si n’a pas le temps)
Ensuite : suivi/demandes toutes les semaines sur rdv hebdo.
Coco et Elsa font le suivi général.
Si article /communiqué/lettre mail à écrire : la personne en charge envoie aux autres et la première qui a le temps lui fait retour.

YOUTUBE

mimi s’en occupe : remettre en ligne la vidéo originale.

les commentaires sont bloqués

pas d’autres vidéos pas d’autres images des coulisses

NEWSLETTER (envoyées par mina depuis le site)

Deux types de news letter :

participants : envoyée en manuel un vendredi tous les quinze jours par Mina avec derniers articles mis sur le site. Dead line a fixer avec autres collaboratrices pour délais dépôt article sur site (que mina aie le temps de poser article avant cet envoi).

tout public : épisodiquement avec article info très générale tout public. Mise en lien avec contacts cie aussi …

« Jours de fête » c’est le 6 mai 2017 !

Le prochain « Jours de fête »

ce sera

le samedi 6 mai 2017

Au Parc des Châtaigniers au Vigan

Avec des entresorts, des spectacles, le tophotruk, le karaoké live, un joli bal…

Réservez votre journée et votre soirée!

Plus d’infos bientôt…

le compte rendu de la réunion des bénévoles du 20 septembre 2016

Le 20 septembre dernier vous étiez nombreuses et nombreux au rendez vous !
Voici pour celles ou ceux qui n’avaient pu se déplacer ou bien pour un simple mémo le compte rendu de cette réunion : organisation de l’année à venir !!!!

Bonjour la grande équipe!

Tout d’abord, merci ! Merci d’être venu si nombreux ! Quel plaisir de vous revoir et puis aussi de découvrir de nouvelles personnes prêtes à s’embarquer dans l’aventure. 

Voici un (grand) mail de compte rendu/rattrapage de la réunion de mardi soir. 

Cette réunion a été l’occasion de se revoir et de se connaitre pour certains, de se remettre dans le bain… une réunion de rentrée… Pour ceux qui n’ont pas pu être présent, tout va bien, il n’est  pas trop tard pour nous rejoindre, il reste de la place et des choses à proposer !

Les infos à retenir sont donc que la comédie musicale c’est reparti pour un tour avec cette fois-ci un long métrage à tourner (45min environ) en 2017. 

Un calendrier prévisionnel (en bref !) 

Automne 2016 : début des stages avec la troupe 

                         travail sur la bande son 

Février 2017: tournage des scènes d’intérieur du 6 au 11 février

10 Avril-10 juin : tournage échelonné 

Mai 2017 :  tournage des scènes de groupe type flash mob le 1er mai 

                  festival jour de fête le samedi 6 mai

Automne 2017 : montage du moyen métrage

Mai 2018: On se retrouve au cinéma pour la sortie du film! 

* La fête des bénévoles est bien prévue mais la date n’est pas encore fixée !!

Des choses à faire !

Le système de répartition en commissions ayant bien fonctionné sur le dernier tournage nous remettons ça. L’idée est toujours la même : travailler en petits groupes sur un domaine qu’on connait ou qu’on ne connait pas du tout mais qu’on à envie de découvrir. Chaque commission avait un « référent », ce ne sera pas forcément le cas cette fois, vous avez proposé des co-références par exemple. 

(Petit rappel : être référent ce n’est pas tout avoir à gérer !)

Voici les grands domaines où chacun d’entre vous a pu s’inscrire sur un petit post-it lors de la réunion. 

***Pour les absents c’est beaucoup moins drôle vous allez devoir faire ça par mail et il n’y aura pas de post-it rose, jaune ou orange….

Le principe étant de s’inscrire dans un domaine et selon la couleur de dire son implication

Ex: post it rose :  je veux bien etre référent

      post it jaune: je peux faire des missions

      post it orange: je peux faire la petite main

Pas de panique pour ceux déjà inscrits, vos noms n’apparaissent pas, nous n’avons pas encore tout relevé, ce n’est pas nécessaire de vous ré-inscrire ! 

Il n’y a pas non plus d’urgence à s’inscrire, vous avez le temps d’y réfléchir même jusqu’à la dernière minute. 

Pour cela nous allons dans les semaines qui viennent réactualiser l’espace participant avec un beau tableau ou vous pourrez inscrire votre nom et pour la suite trouver les coordonnées des référents et de vos acolytes. L’accès à cet espace se fait via le site de la comédie musicale et le mot de passe secret :123

En attendant vous pouvez toujours nous envoyer un mail. 

Une fois que vous serez inscrit dans un groupe, vous recevrez, des infos concernant votre domaine,  des propositions d’organisation…

*REGIE GENERALE :  Fredo*

Son:   Denis et Bernard

Lumière

Sécurité

Circulation

maintenance/gestion de matériel

*COSTUMES/ ACCESSOIRES/SCENO : *

Costumes et accesoires: Nathalie L et Cécile M

Coiffure: Mimi

Jours de Fête (Sceno) : Nathalie G + ? 

Sceno Camions

Fanions

* ACCUEIL TOURNAGE* Elsa et Léa

 

Casse croute / Accueil des participants

*PHOTO ET VIDEO DES COULISSES*

Making off: Francis et Frédo

Référent photo

Photographes

*CUISINE*

Équipes ponctuelles selon calendrier de tournage

* LIEN HABITANTS*

Communication

Liens commerçants

*COMMUNICATION*

Conception: l’équipe Amarante

Réseaux sociaux

Affichage/tracts

*FESTIVAL JOURS DE FÊTE*

Cuisine

Sceno

Technique 

Inscrivez vous vraiment là où ça vous fait plaisir, où vous avez envie de tester, on apprend tous ensemble et pour le moment ça se passe bien !!

Des bonus

En préparation… des journées échange de savoirs (coiffures folles?!), des formations, des stages, des soirées films…

Nous vous tiendrons au courant de tous ces événements et restons à l’écoute de vos propositions. 

Allez c’est presque fini pour aujourd’hui mais quand même une dernière chose…

Les fanions !

On s’y remet!

Il faudrait jeter un œil aux beaux fanions qui ont égayé les rues du Vigan pour le tournage et puis en faire de nouveaux surement. Pourquoi pas se faire une soirée Fanions/ contes ? Un groupe est en train de se constituer si vous avez envie d’en faire parti dites le nous ! 

La date de la prochaine réunion n’est pas encore fixée. N’hésitez pas à aller voir si il y a de nouvelles infos sur le site en attendant que la newsletter fasse son retour.